Груз на складе, как правило, не выдадут человеку без документа, подтверждающего его полномочия, даже если он приехал на машине с логотипом транспортной компании. Разберем, кому и когда нужна доверенность на получение груза, как правильно оформить бланк доверенности водителю транспортной компании и какие ошибки в оформлении чаще всего приводят к простою. Эксперты «АВЛОГ» собрали практические правила, актуальные для перевозок LTL и FTL.
Зачем нужна доверенность на получение груза
В большинстве случаев склад требует документ, подтверждающий полномочия лица, которое получает груз от имени организации. Для представителя перевозчика или покупателя таким документом чаще всего служит доверенность — по гражданскому законодательству она признается письменным уполномочием, которое одно лицо выдает другому для представительства перед третьими лицами (ГК РФ, статья 185).
Водитель перевозчика не является собственником груза и должен подтвердить свои полномочия на его получение. Из этого правила есть исключения: например, руководитель организации действует без доверенности в силу закона и учредительных документов, а работник может получать груз без отдельной доверенности, если организация наделила его соответствующими полномочиями и это подтверждается внутренними документами или установленным порядком работы. Но для наемного водителя транспортной компании, который не относится к штату грузоотправителя или грузополучателя, доверенность в подавляющем большинстве случаев требуется для подтверждения его полномочий.
Отсутствие нужного документа оборачивается простоем транспорта на несколько часов или суток, срывом сроков поставки и дополнительными расходами на хранение груза.
Когда доверенность обязательна, а когда без нее можно обойтись
Если лицо получает груз от имени организации и его полномочия не следуют из закона, устава или договора, обычно требуется доверенность. Именно поэтому при большинстве перевозок через транспортные компании такой документ используется на практике.
Доверенность оформляют в следующих случаях:
- груз забирает наемный водитель или экспедитор транспортной компании, не имеющий иных подтвержденных полномочий;
- получателем выступает сотрудник компании-покупателя, действующий не в рамках должностных обязанностей, а по отдельному поручению;
- перевозку выполняет сторонний перевозчик, которому необходимо подтвердить полномочия на получение груза.
Доверенность может не потребоваться, если груз получает руководитель организации, действующий в силу закона и учредительных документов, если поставка выполняется собственным транспортом поставщика без привлечения третьих лиц, а также при перемещении товара между складами одной компании. Экспедитор также вправе действовать на основании договора транспортной экспедиции, если условия этого договора прямо предусматривают его полномочия на получение груза.
Всем ли водителям транспортной компании нужна доверенность
Единого правила «всем без исключения» не существует — конкретный порядок зависит от договоренностей между участниками перевозки и внутренних правил грузоотправителя. При этом важно понимать: сам факт работы водителем по трудовому договору не заменяет доверенность, если склад требует отдельное подтверждение полномочий на получение груза. Путевой лист подтверждает использование транспортного средства в рамках перевозки и не подтверждает право получать товары или иные материальные ценности от имени организации.
На практике большинство складов при выдаче груза представителю транспортной компании все равно запрашивают бланк доверенности водителю транспортной компании — это снижает риски для обеих сторон и упрощает разбор спорных ситуаций. Если водитель-экспедитор не является сотрудником организации и получает груз от ее имени, грузоотправитель, как правило, требует документ, подтверждающий полномочия, и чаще всего это доверенность.
Что должно быть в доверенности на получение груза
Гражданский кодекс устанавливает главное обязательное требование: доверенность должна быть совершена в письменной форме и содержать дату ее совершения. Без даты она ничтожна (ГК РФ, статья 186). Остальные сведения указываются для того, чтобы однозначно определить доверителя, представителя и объем полномочий, — жесткого перечня таких дополнительных реквизитов закон не устанавливает.
На практике в бланк дополнительно включают:
- наименование организации-доверителя и, по возможности, ее реквизиты — ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес;
- идентифицирующие данные доверенного лица, например паспортные данные;
- сведения о грузе: наименование, количество, номер транспортной накладной;
- пункт отправления и пункт назначения;
- срок действия документа.
Такие сведения помогают складу быстрее идентифицировать стороны и снижают вероятность отказа в выдаче груза. Отсутствие даты или подписи может повлечь недействительность доверенности, а недостаточно определенные полномочия — отказ в ее принятии при совершении конкретной операции.
Форма М-2, М-2а или свободный бланк
После вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, поэтому использование формы М-2 является добровольным (Федеральный закон № 402-ФЗ, статья 9). Тем не менее форма М-2, ранее утвержденная как унифицированная форма, по-прежнему широко используется грузоотправителями и складами — она содержит отрывной корешок с записью о выдаче доверенности и все привычные для приемки поля. Форма М-2а — упрощенный вариант без корешка, удобный компаниям, которые выдают доверенности массово и ведут их учет в отдельном журнале.
Бланк доверенности в свободной форме ничем не уступает по юридической силе, если в нем присутствуют обязательные элементы. Компании, которые регулярно отправляют грузы через одни и те же транспортные компании, обычно согласовывают шаблон бланка заранее, чтобы не тратить время на каждую отгрузку.
Электронная доверенность
При соблюдении требований законодательства об электронной подписи и правил электронного документооборота электронная доверенность может использоваться вместо бумажной и иметь с ней равную юридическую силу (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). На практике стоит также учитывать формат конкретной системы ЭДО, требования контрагента и возможность проверки подписи — не любой электронный документ автоматически принимается складом наравне с бумажным.
Такой формат особенно удобен при регулярных отгрузках: не нужно распечатывать и передавать водителю бумажный экземпляр, а склад проверяет доверенность прямо в системе электронного документооборота, сверяя ее с электронной транспортной накладной.
Срок действия, передоверие и порядок передачи водителю
Срок действия доверенности организация устанавливает самостоятельно. Если срок не указан, документ по умолчанию сохраняет силу в течение года со дня ее совершения — но дата совершения при этом должна быть указана обязательно, иначе доверенность признается ничтожной (ГК РФ, статья 186). На практике удобнее сразу прописывать конкретную дату окончания действия документа.
Отдельный момент — передоверие. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать действия, на которые оно уполномочено. Передать эти полномочия другому человеку оно может, только если такое право прямо предусмотрено доверенностью или этого требуют обстоятельства для охраны интересов доверителя (ГК РФ, статья 187). Поэтому подменный водитель не может использовать чужую доверенность автоматически: для него требуется либо отдельная доверенность, либо оформление передоверия в порядке той же статьи.
Бумажный оригинал доверенности обычно передается водителю до выезда на загрузку и предъявляется на складе при получении груза.
Вопросы и ответы
Нужна ли доверенность, если у водителя есть транспортная накладная?
Транспортная накладная подтверждает условия перевозки и оформление отношений между грузоотправителем и перевозчиком, но сама по себе не всегда подтверждает полномочия конкретного лица на получение груза. На складе обычно требуют оба документа.
Можно ли использовать одну доверенность на несколько поездок?
Да, если в документе указан достаточный срок действия и не ограничено количество отгрузок. Формулировку лучше согласовать с грузоотправителем заранее, чтобы избежать разногласий на складе.
Что делать, если склад не принимает доверенность в свободной форме?
Некоторые отправители работают только по форме М-2 или М-2а из внутренних регламентов. Уточняйте требования склада заранее, до отправки водителя на загрузку.
Обязательна ли печать организации на доверенности?
Нет, печать не является обязательным реквизитом доверенности. Компания вправе использовать ее по своему усмотрению.
Оформление доверенностей без ошибок
Правильно оформленная доверенность — простой способ избежать простоя транспорта и лишних споров со складом. В «АВЛОГ» помогаем клиентам готовить полный комплект документов для LTL- и FTL-перевозок, включая бланки доверенностей для водителей, и контролируем их актуальность на каждом этапе маршрута. Оставьте заявку на консультацию, и наши специалисты подберут форму документов под ваш маршрут и тип груза.
Информация носит справочный характер и не является юридической консультацией. Для оценки конкретной ситуации рекомендуем обратиться к юристу или в отдел документооборота вашей компании.